Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

Hämeen Kate Oy:n asiakas- ja henkilötietorekisteri

Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Hämeen Kate Oy, jäljempänä Hämeen Kate
Y-tunnus: 1844800-6
Osoite: Heikinpolventie 8, 37150 Nokia
info@hameenkate.fi
Puhelin: 03 3436 400

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käsittelyn tarkoitukset

Hämeen Kate kerää ja käyttää asiakastietoja, jotta se voi tarjota parempaa ja yksilöllisempää palvelua asiakkailleen ja täyttääkseen lakisääteiset velvoitteensa.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on palveluiden tarjoamiseen liittyvä asiakassuhde, sopimus taikka henkilön antama toimeksianto tai suostumus tai muu asiallinen yhteys. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen kuten kirjanpitovelvoitteisiin, asiakkaan tunnistamista koskeviin tai lakisääteisiin raportointivelvoitteisin. Henkilötietojen käsittely asiakassuhteen hoidossa ja markkinoinnissa perustuu oikeutettuun etuun.

Lisäksi sähköinen suoramarkkinointi ja uutiskirjeen tilaaminen sekä verkkosivujen kautta kerättyjen henkilötietojen tallentaminen suoramarkkinointia varten perustuu suostumukseen.

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

• tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen ja laadunvarmistamiseen
• palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
• lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen
• liiketoiminnan suunnitteluun, seurantaan ja kehitykseen
• palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
• Googlen ja sosiaalisen median mainontaan ja niiden sisältämien anonyymien kohdeyleisöjen luomiseen ja mainonnan kohdentamiseen
• suoramarkkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
• riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen
• kiinteistöjen ja omaisuuden turvallisuuden varmistamiseen
• rekrytointiin

Rekisterin tietosisältö ja -lähteet

Hämeen Kate kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn edustamalta yhtiöltä esimerkiksi tarjouksen tekemisen, asiakassopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakkuuden aikana, markkinoinnin yhteydessä tai verkkosivujen lomakkeiden kautta. Rekisteröity on voinut antaa tietoja myös esimerkiksi kilpailun tai arvonnan yhteydessä, verkkosivujen käytön yhteydessä tai tilaamalla sähköisen uutiskirjeen.

Hämeen Kate käyttää markkinoinnissa myös ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin. Näitä tietoja ei tallenneta pysyvästi rekistereihin. Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Väestörekisterikeskuksesta, kaupparekisteristä ja luottotietoyhtiöiden luottotietorekistereistä.

1. Yhteystiedot
Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä henkilötunnus lain edellyttämissä ja sallimissa tilanteissa.

2. Tuntemistiedot
Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) määrittämät tuntemistiedot.

3. Asiakkuuteen liittyvät tiedot
Erilaiset asiakkuuteen ja asiointiin, asiakastyytyväisyyteen, tarjoukseen, markkinointiin, tilaukseen, palveluihin, laskutukseen, maksamiseen, perintään sekä reklamaatioihin liittyvät tiedot.

4. Käyttäytymis- ja tekniset tunnistamistiedot
Asiakkaan verkkokäyttäytymisen ja palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite ja verkkosivuasiointiin liittyvät tiedot.

5. Kameravalvonta
Liiketiloihin ja niiden ympäristöön sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity on tunnistettavissa.

6. Rekrytointitiedot
Rekisteröidyn työhakemuksessa, ansioluettelossa ja muussa rekrytointimateriaalissa antamat tiedot sekä rekrytointiprosessin aikana kertyneet tiedot.

Henkilötietojen säilyttäminen

Tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet) tai korvausvaatimusten tai riitaisuuksien selvittämiseksi tai ratkaisemiseksi. Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen. Potentiaalisia asiakkaista koskevia tietoja säilytetään pääasiallisesti 24 kuukauden ajan. Yhteisöjen osalta rekisteröidyn henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Hämeen Katteen suuntaan. Henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa kyseisen roolin päätyttyä. Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei Hämeen Katetta velvoiteta lainsäädännössä säilyttämään tietoja pidempää aikaa.

Henkilötietoja käsittelevät tahot ja muut vastaanottajat

Hämeen Kate voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi Hämeen Katteelle IT-järjestelmiä, markkinointi- ja taloushallintopalveluita, perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Kaikkien henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien tahojen kanssa rekisteröidyn tietosuoja turvataan asianmukaisesti.

Henkilötietoja voidaan erityistapauksissa luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa. Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Hämeen Kate käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien tietojen suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen ja sopimukset.

Sopimukset ja muu alkuperäiskappaleina säilytettävä asiakirja-aineisto pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Hämeen Kate voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Rekisteröityjen oikeudet

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista, mikäli tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn ja oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tietosuojaliitteessä mainitulle rekisterinpitäjälle. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Hämeen Kate voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.

Evästeiden käyttö

Käytämme sivustollamme evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Välttämättömät evästeet varmistavat teknisten perustoiminnallisuuksien toteutumisen verkkosivuillamme. Muita evästeitä käytetään sivustomme kävijöiden analysointiin ja mittaamiseen sekä markkinoinnin kohdentamiseen ja mittaukseen. Evästeiden käyttö mahdollistaa palvelujemme parantamisen ja personoidumman markkinointisisällön tarjoamisen. Evästeasetusten muokkaaminen onnistuu milloin tahansa uudestaan.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Hämeen Kate kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Tietosuojaseloste on päivitetty 25.3.2024